Dział administracji co roku odnawia tę samą umowę na dostawę butli i wynajem dystrybutora, nie zadając sobie pytania, czy to wciąż najtańsza opcja. W skrócie: dla biura powyżej kilku osób własny dystrybutor bezbutlowy zwykle zwraca się w 2-3 lata i wychodzi taniej w dłuższej perspektywie, ale przy bardzo małym zespole lub niepewnej przyszłości biura woda butelkowana może pozostać rozsądniejszym wyborem. Poniżej liczymy to na konkretnych kwotach, żeby decyzję opierać na budżecie, a nie na przyzwyczajeniu.

Ile faktycznie kosztuje woda butelkowana w biurze

Na koszt wody butelkowanej składają się w praktyce dwa elementy: cena samej butli 18,9 l (zwykle 15-25 zł, zależnie od dostawcy, regionu i wielkości zamówienia) oraz wynajem dystrybutora grzewczo-chłodzącego, który dostawca zwykle wlicza w cenę przy regularnych zamówieniach albo dolicza osobno jako 30-80 zł miesięcznie. Do tego dochodzi sanityzacja urządzenia - zazwyczaj w cenie umowy, ale warto to sprawdzić przy podpisywaniu kontraktu.

Przy typowym zużyciu miesięczny koszt samej wody to zwykle 80-250 zł, w zależności od wielkości zespołu - mniej dla kilkuosobowego biura, więcej przy kilkunastu osobach korzystających z wody także do kawy i herbaty. Rzeczywiste zużycie zależy od pory roku, nawyków zespołu i tego, czy woda zastępuje też np. wodę do ekspresu - powyższe liczby traktuj jako punkt wyjścia do własnych wyliczeń, nie sztywną normę.

Umowy na dostawę wody butelkowanej są zwykle zawierane na 12-36 miesięcy, często z karą za wcześniejsze wypowiedzenie - to koszt, który łatwo przeoczyć przy porównywaniu ofert, a który realnie ogranicza elastyczność firmy.

Ile kosztuje własny dystrybutor bezbutlowy

Dystrybutory bezbutlowe (systemy POU) podłącza się bezpośrednio do sieci wodociągowej i gniazdka, więc znika koszt dostaw, magazynowania butli i wynajmu. W zamian pojawia się jednorazowy koszt zakupu oraz stałe, ale niewielkie koszty eksploatacji:

• Ecosoft CROSS RAY (1469 zł, promocja z 1649 zł) - podstawowy model z odwróconą osmozą, UV i podgrzewaniem, dobry wybór dla kilkuosobowego zespołu.
• Philips ADD6920 (2599 zł) - filtracja RO z dokładnością do 0,0001 mikrona, sprawdzony wybór do biura średniej wielkości.
• Supreme ERCANO (3790 zł) - z wodą gazowaną i czterema lampami UV LED, do biur z większym natężeniem ruchu.

Do tego dochodzą koszty eksploatacji: energia elektryczna rzędu 1,2-2,8 kWh dziennie (przy cenie ok. 1 zł/kWh to około 35-85 zł miesięcznie), wymiana wkładów filtrujących - 150-400 zł rocznie - oraz coroczny przegląd techniczny z dezynfekcją układu - 200-350 zł rocznie. W sumie to zwykle 90-105 zł miesięcznie utrzymania, niezależnie od tego, ile osób faktycznie pije wodę - i to jest kluczowa różnica względem butli, gdzie koszt rośnie wprost proporcjonalnie do zużycia.

Policzmy to razem - przykład dla biura 10-osobowego

Założenia tego wyliczenia (możesz podstawić własne liczby):

• butla 18,9 l w cenie 20 zł, zużycie ok. 10 butli miesięcznie,
• dystrybutor bezbutlowy w cenie 2599 zł (model Philips ADD6920),
• serwis i energia dystrybutora: łącznie ok. 1220 zł rocznie.

Przy tych założeniach inwestycja zwraca się po nieco ponad 2 latach, a po 5 latach różnica sięga blisko 3 300 zł. Im większy zespół i wyższe zużycie wody, tym szybszy zwrot - koszt butli rośnie liniowo wraz z liczbą osób, a koszt utrzymania dystrybutora pozostaje praktycznie stały.

Porównanie w pigułce

Co jeszcze warto wziąć pod uwagę poza samą ceną

Obowiązek zapewnienia pracownikom wody zdatnej do picia wynika wprost z przepisów BHP i dotyczy każdego pracodawcy niezależnie od formy - zarówno butle, jak i dystrybutor bezbutlowy go spełniają, więc to nie jest argument przechylający szalę w którąkolwiek stronę.

Realną różnicę robi za to strona operacyjna. Woda butelkowana to cykliczne zamawianie, koordynacja dostaw i miejsce na magazynowanie pustych oraz pełnych butli - w większych biurach to realne obciążenie dla osoby odpowiedzialnej za zaopatrzenie. Dystrybutor bezbutlowy tego problemu nie ma, ale w zamian jest pojedynczym punktem awarii - jeśli się zepsuje, biuro na chwilę zostaje bez wody, podczas gdy przy butlach awaria dystrybutora zwykle oznacza tylko wymianę urządzenia przez dostawcę w ramach umowy.

Coraz częściej liczy się też argument środowiskowy - firmy raportujące cele ESG chętnie wskazują rezygnację z jednorazowych butli jako mierzalny element redukcji odpadów plastikowych, co przy dystrybutorze bezbutlowym jest prostsze do udokumentowania niż przy cyklicznych dostawach.

Kiedy woda butelkowana nadal ma sens

Mimo przewagi kosztowej dystrybutora w dłuższej perspektywie, butle bywają rozsądniejszym wyborem, gdy:

• zespół liczy zaledwie kilka osób, a zużycie wody jest niskie - stałe koszty utrzymania dystrybutora mogą się wtedy nie zwrócić nawet w kilka lat,
• biuro działa na krótkoterminowej umowie najmu i planowana jest przeprowadzka w ciągu najbliższego roku,
• firma nie chce ponosić jednorazowego wydatku inwestycyjnego, nawet niewielkiego, i woli rozłożone w czasie koszty operacyjne,
• jakość wody z sieci w danej lokalizacji jest na tyle problematyczna, że wymagałaby dodatkowo droższego modelu z rozbudowaną filtracją.

Nasza rekomendacja

Jeśli Twoje biuro liczy kilkanaście osób lub więcej i nie planujesz przeprowadzki w najbliższym czasie - policz koszt obecnej umowy na butle za ostatni rok i zestaw go z ceną własnego dystrybutora plus jego eksploatacją. W większości przypadków różnica okaże się większa, niż się wydawało, a zwrot inwestycji szybszy niż jeden cykl umowy z dostawcą wody.

Dla bardzo małych zespołów lub biur w fazie niepewności co do lokalizacji, zostanie przy butlach na razie - i przeliczenie tego ponownie, gdy sytuacja się ustabilizuje - jest równie racjonalną decyzją.

Najczęściej zadawane pytania